Dziękujemy, teraz zawsze będziesz na bieżąco!
Zapytanie ofertowe
Dotyczy: Wyłonienia oficjalnego operatora gastronomicznego do obsługi plenerowej imprezy - Dożynek Gminnych, które odbędą się 05.09.2026 r. w Starej Łubiance, organizowanych przez Centrum Upowszechniania Kultury w Szydłowie
I. ZAMAWIAJĄCY (ORGANIZATOR)
Centrum Upowszechniania Kultury w Szydłowie
Szydłowo 89A, 64-930 Szydłowo
tel. kontaktowy: 67 351 05 20
e-mail: kultura@cukszydlowo.pl
II. PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO
Przedmiotem zapytania ofertowego jest wyłonienie jednego operatora gastronomicznego, który będzie świadczył usługi sprzedaży gotowych posiłków oraz napojów (w tym napojów alkoholowych) na udostępnionym przez Organizatora terenie podczas plenerowej imprezy organizowanej w dniu 05.09.2026 roku w Starej Łubiance przez Centrum Upowszechniania Kultury w Szydłowie (Dożynki Gminne).
Organizatorem wydarzenia jest Centrum Upowszechniania Kultury w Szydłowie (zwane dalej „Organizatorem”), które poprzez jego przygotowanie chce promować lokalną kulturę, kultywować tradycje, integrować mieszkańców oraz stworzyć przestrzeń do wspólnego spędzania czasu.
Informacje o wydarzeniu
Miejsce i czas: 05.09.2026 r., Stara Łubianka, boisko sportowe
Zakres godzinowy wydarzenia: 16:00 - 02:00
III. SZCZEGÓŁOWY ZAKRES USŁUG GASTRONOMICZNYCH OBJĘTYCH PRZEDMIOTEM ZAPYTANIA
Dożynki Gminne - Stara Łubianka, 05.09.2026 r
Przedmiot zapytania ofertowego obejmuje strefę gastronomiczną, która będzie umiejscowiona na terenie odbywającej się imprezy.
Obsługujący imprezę musi zapewnić w ilości wystarczającej do obsługi uczestników imprezy w powyższym terminie:
stoiska gastronomiczne o zróżnicowanym asortymencie obejmującym co najmniej:
- potrawy z grilla (kiełbasa, szaszłyki, karkówka, itp.),
- potrawy z patelni (np. bigos itp.)
- potrawy typu fast-food
- napoje bezalkoholowe
- napoje niskoalkoholowe - piwo - min. 6 roll barów (dystrybutorów),
wyposażenie ogródków gastronomicznych w ławy, stoły i parasole dla co najmniej 300 osób,
bezpłatne przekazanie Organizatorowi 120 talonów na zestaw obiadowy, którego skład Wykonawca uzgodni z Organizatorem
obsługujący imprezę będzie pobierał opłaty za świadczone usługi według ustalonych przez siebie cen
WYPOSAŻENIE DODATKOWE - dodatkowo oferta może zawierać inne elementy wyposażenia wpływające na atrakcyjność wydarzenia (np. dekoracje nawiązujące do tematu imprezy - „Kwiaty”, zadaszenie, hala namiotowa z oświetleniem, podłoga itp.) - 20% punktacji
Oferent proponuje kwotę wsparcia (sponsoringu) organizacji Dożynek Gminnych. Minimalna kwota wsparcia - 6000 zł netto.
IV. ZAŁĄCZNIKI DO OFERTY
Dodatkowe wymagane załączniki:
1. Wypis z rejestru działalności gospodarczej lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.
2. Formularz ofertowy (załącznik nr 1).
3. Oświadczenie o akceptacji warunków współpracy (załącznik nr 2).
4. Klauzula informacyjna – zgoda na przetwarzanie danych osobowych (załącznik nr 3).
5. Referencje potwierdzające obsługę co najmniej 3 wydarzeń skierowanych do grupy co najmniej 1000 uczestników w zakresie usługi gastronomicznej - w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, odpowiadające rodzajem usługom zamawianym w niniejszym postępowaniu.
V. ZAKRES OBOWIĄZKÓW OFERENTA
Oferent, którego oferta zostanie wybrana, będzie zobowiązany do:
uzyskania zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych na terenie imprezy w miejscu do tego wyznaczonym (należy okazać w dniu podpisania umowy);
posiadania aktualnego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną działalnością (należy okazać w dniu podpisania umowy);
zapewnienia, że osoby obsługujące imprezy na stoiskach gastronomicznych w dniu 05.09.2026 r. będą posiadały aktualne badania sanitarno-epidemiologiczne;
zabezpieczenia PPOŻ zgodnie z wymogami ustawy;
posiadania sprawnych instalacji i urządzeń elektrycznych, zgodnych z aktualnymi normami bezpieczeństwa ppoż. oraz przepisami BHP;
zapewnienia bezpieczeństwa w obrębie swojego stoiska;
przestrzegania postanowień organizatora oraz ustawy z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 616);
rozstawienia stoisk zgodnie z wytycznymi Organizatora;
zapewnienia odpowiedniej liczby pracowników, którzy będą odpowiedzialni za sprawną obsługę gastronomiczną w trakcie imprezy;
obsługi punktów gastronomicznych w trakcie trwania imprez oraz do bieżącego utrzymania czystości w granicach swojego obszaru, a także do zapewnienia odpowiedniej ilości pojemników na odpady przy stoiskach wydawania posiłków i bieżącego ich opróżniania oraz usunięcia odpadów na własny koszt po zakończeniu realizacji przedmiotu zamówienia;
zapewnienia sobie sprzętu gaśniczego oraz innego niezbędnego sprzętu i środków potrzebnych do wystawienia i funkcjonowania stoisk;
zabezpieczenia we własnym zakresie okablowania do miejsc z urządzeniami elektrycznymi (przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom techniczno – elektrycznym wraz z „najazdami” w miejscach komunikacyjnych);
zagwarantowania przyjmowania od kupujących płatności w gotówce jak również za pośrednictwem pieniądza elektronicznego (karty bankowe, urządzenia mobilne, BLIK, itp.);
zagwarantowania różnorodności posiłków oraz napojów, minimalne zróżnicowanie obejmuje: potrawy z grilla, sałatki, fast-food (hamburgery, zapiekanki, hot – dogi), napoje bezalkoholowe, napoje alkoholowe do 4,5 %,
wydawania posiłków w naczyniach jednorazowych oraz napojów (w tym piwa, napojów bezalkoholowych, drinków) w opakowaniach plastikowych lub papierowych.
sukcesywnego uzupełniania asortymentu;
dokonanie płatności na podstawie prawidłowo wystawione faktury VAT w terminie 7 dni od podpisania umowy.
Dodatkowe informacje:
Dostawy półproduktów do stref gastronomicznych w trakcie trwania wydarzeń powinny odbywać się w minimalnym zakresie i po uzyskaniu zgody Organizatora.
Ceny sprzedawanych produktów ustala Oferent na własną odpowiedzialność i ryzyko.
Oferent nie będzie miał prawa do poddzierżawy terenu oraz zlecenia sprzedaży podmiotom trzecim bez uprzejmiej pisemnej zgody Organizatora.
VI. ZAKRES OBOWIĄZKÓW ORGANIZATORA
1. Udostępnienie terenu.
2. Zapewnienie w trakcie trwania imprez występów artystycznych.
3. Zapewnienie infrastruktury na terenie imprezy (dostęp do wody, toalety).
VII. WARUNKI UDZIAŁU W ZAPROSZENIU OFERTOWYM ORAZ PODSTAWY WYKLUCZENIA:
Ofertę może złożyć Oferent, który:
1. Posiada niezbędną wiedzę, doświadczenie, uprawnienia oraz osoby zdolne do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego.
2. Przedstawi referencje potwierdzające obsługę co najmniej 3 wydarzeń skierowanych do grupy co najmniej 1000 uczestników w zakresie usługi gastronomicznej - w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, odpowiadające rodzajem usługom zamawianym w niniejszym postępowaniu. Mile widziana dokumentacja fotograficzna.
3. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotu zapytania ofertowego.
4. Rozliczy się z Organizatorem na podstawie faktury VAT, zawrze z Organizatorem umowę na przedmiot zapytania ofertowego w formie pisemnej.
Z postępowania wyklucza się Oferentów, którzy:
1. Złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego zapytania ofertowego.
2. Nie wykazali spełniania warunków udziału w zapytaniu ofertowym.
3. Posiadają braki w złożonej dokumentacji.
4. Posiadają istotne błędy w obliczeniu ceny.
5. Złożyli ofertę po terminie składania ofert.
6. Nie złożyli oferty na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do ogłoszenia i/lub nie złożyli wymaganych załączników do oferty.
7. Nie zadeklarowali co najmniej minimalnej kwoty wsparcia.
UWAGA! Minimalna kwota wsparcia jaka powinna zostać zadeklarowana to 6 000,00 zł netto.
VIII. PROCEDURA SKŁADANIA OFERT
1. W wersji papierowej w zaklejonej i opisanej kopercie:„Wyłonienie oficjalnego operatora gastronomicznego do obsługi imprezy plenerowej - Dożynek Gminnych - organizowanych w 2026 roku przez Centrum Upowszechniania Kultury w Szydłowie” osobiście lub przesłać pocztą bądź kurierem na adres: Centrum Upowszechniania Kultury w Szydłowie, Szydłowo 89A, 64-930 Szydłowo
IX. TERMIN SKŁADANIA OFERT
Termin składania ofert w każdej z form upływa dnia 5 sierpnia 2026 r. o godzinie 12:00.
Oferty złożone po terminie składania ofert, określonym w rozdz. IX niniejszego zapytania nie będą uwzględniane. Organizator nie bierze pod uwagę przesyłek nadanych w placówce Poczty Polskiej przed dniem składania ofert, a doręczonych po tym terminie.
X. OTWARCIE OFERT
Otwarcie ofert nastąpi w Centrum Upowszechniania Kultury w Szydłowie, w sali główniej, w obecności wyłonionej przez Organizatora Komisji Konkursowej dnia 6 sierpnia o godzinie 12:00. Dokonując otwarcia ofert Organizator odnotuje nazwy oraz adresy Oferentów, a także informacje dotyczące ceny (kwoty wsparcia), asortymentu i wyposażenia dodatkowego.
XI. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY NASTĄPI W OPARCIU O NASTĘPUJĄCE KRYTERIA:
KAŻDA OFERTA MOŻE UZYSKAĆ MAKSYMALNIE 100 PUNKTÓW
- CENA (kwota wsparcia) – maksymalnie 50 punktów
- ASORTYMENT GASTRONOMICZNY I STANDARD STOISK ORAZ OGRÓDKÓW ZAPREZENTOWANY W OFERCIE I REFERENCJACH - maksymalnie 30 punktów
- WYPOSAŻENIE DODATKOWE - maksymalnie 20 punktów
1. Za najkorzystniejszą zostanie wybrana oferta, która uzyska największą ilość punktów.
2. Zamawiający odrzuci ofertę gdy jej treść nie odpowiada treści Zapytania ofertowego, jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w stosunku do przedmiotu zamówienia, jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów oraz gdy Wykonawca podlega wykluczeniu z postępowania.
XII. DODATKOWE INFORMACJE
1. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych w podziale na zadania.
2. W wyniku zapytania ofertowego zostanie wybrany tylko 1 Oferent.
3. Oferta niekompletna, zawierająca braki formalne zostaje uznana za nieważną i odrzucona.
4. W przypadku wątpliwości co do złożonych ofert, Organizator zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia dodatkowych rozmów/negocjacji w celu wyjaśnienia zapisów w formularzu ofertowym.
5. Oferent składając swoją ofertę oświadcza tym samym, iż posiada wszelkie wymagane koncesje i zezwolenia oraz ubezpieczenie, które są wymagane do prowadzenia jego działalności.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do odstąpienia od wyboru oferenta bez podania przyczyny.
7. Informacje dodatkowe na temat przedmiotu zamówienia można uzyskać w siedzibie Centrum Upowszechniania Kultury w Szydłowie, Szydłowo 89A, 64-930 Szydłowo, tel. kontaktowy: 67 351 05 20
8. Po wyłonieniu oficjalnego operatora gastronomicznego Organizator nie przewiduje dopuszczenia innych podmiotów do sprzedaży wyżywienia oraz alkoholu nisko i wysoko procentowego na terenie i w trakcie Dożynek Gminnych.
W przypadku nierozwiązania procedury Zapytania ofertowego z dnia 28.07.2026 r., zostanie przygotowane kolejne Zapytanie ofertowe.
Załączniki:
Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy.
Załącznik nr 2 - Oświadczenie o akceptacji warunków współpracy.
Załącznik nr 3 - Klauzula informacyjna.